ANALISIS FUNGSI
Fungsi adalah
sesuatu yang berhubungan dengan kontribusi hasil bagi hasil yang lebih besar.
Biasanya merupakan kumpulan persyaratan tugas yang penting bagi pencapaian
tujuan khusus atau produk tertentu. Bila tujuan missi khusus menjawab apa (the
what) yang harus jadi syarat, maka fungsi merupakan proses untuk menentukan
tugas yang harus dikerjakan. Fungsi merupakan sesuatu yang harus dikerjakan
untuk mencapai hasil atau bagian dari produk keseluruhan.
Analisis fungsi dimulai dengan
memperkirakan kebutuhan, tujuan missi, persyaratan yang diharuskan, dan profil
missi. Pada saat yang sama, analisis fungsi juga mengurai dan mengidentifikasi
“apa” yang harus dicapai dengan tugas yang menjamin keberhasilan tujuan dari
missi dan penampilannya. Dalam hal ini perlu ditegaskan bahwa analsisi fungsi
tidak berbicara “mengapa” tapi terbatas pada berbicara “apa” yang harus
dikerjakan sesuai tugas yang diemban.
Analisis fungsi
dikerjakan sejak dari tingkat fungsi teratas, kemudian turun kepada tingkatan
dibawahnya terus sampai paling bawah yang relevan, termasuk menentukan saling hubungan bagian-bagian untuk mencapai
hasil akhir (mission profile). Sebagai contoh dapat dikemukakan manakala
kebutuhan kita 90% siswa lulus ujian akhir matematika, dengan nilai terendah
rata-rata B umpamanya, maka pada tanggal sekian bulan anu hasil latihan
matematika sudah harus menunjukkan rata-rata angka B. Dalam kaitan ini fungsi
guru adalah menentukan penampilan kemampuan matematika dan bagian-bagian lain
dari kemampuan matematika (angka, tambah, kurang, kali, bagi) yang dapat
mencapai peringkat nilai B. Dengan demikian analisis fungsi adalah (a)
menguraikan apa yang harus dikerjakan, dan (b) menentukan tugas-tugas yang
menjadi kewajiban dengan hasil yang harus dicapainya.
Tingkatan Analisis Fungsi
Hubungan fungsi dan subfungsi
diidentifikasi melalui proses analisis fungsi. Sebagaimana disebutkan di atas
fungsi adalah bagian kegiatan yang kontributif terhadap hasil atau produk.
Hasil yang lebih besar terkait pada fungsi yang lebih tinggi. Fungsi
tertinggi sama dengan missi. Hubungan antara analisis missi dengan
analsis fungsi digambarkan sebagai garis matrik yang terletak di atas,
sementara analisis fungsinya merupakan
garis yang menghunjam ke bawah. Setiap item missi terkait dengan item fungsi,
dengan catatan antar item tersebut terdapat ciri-ciri yang menghubungkan antar
item. Kejelasan hubungannya dapat dilihat dalam gambar 1 di bawah ini (Kaufman,
1972:78).
FM1 FM2 FM3 FM4
FM=
Fungsi Missi
AF
= Analisis Fungsi
AF 1 AF2 AF3 AF4 Ii =
identifikasi hub
Antar fungsi.
Ii Ii Ii
Bila AF 1 adalah fungsi Depag
Pusat, maka AF 2 adalah fungsi Kanwil Depag, demikian seterusnya AF 3 fungsi
Kandepag dan AF4 fungsi Depag Kecamatan. Namun manakala AF 1 adalah fungsi
Rektorat, maka AF2 fungsi Dekanat, AF3 fungsi Ketua Jurusan dan AF4 fungsi
Ketua Program Studi. Bila AF1 adalah kebijakan pada tingkat Menteri, maka AF2
kebijakan pada tingkat Dirjen, kemudian AF3 kebijakan pada tingkat Direktur dan
kemudian AF4 kebijakan pada tingkat Kepala Sub Direktorat. Apapun
permisalannya, yang harus jadi catatan pokok adalah setiap fungsi berarti bagian dari
sesuatu yang harus dicapai atau dikerjakan. Fungsi awal merupakan induk
dari subfungsi sesudahnya. Supaya mudah melihat keterkaitan antara fungsi missi
dengan analisis fungsi, disarankan deskripsi masing-masing dapat dikemukakan
dalam formulasi yang operasional dan jelas.
Contoh : Profil missi tingkat
puncak (Depag Pusat) umpamanya menjadikan seluruh IAIN jadi UIN, maka analisis
fungsinya adalah apa yang harus dikerjakan pada tiap tingkat organisasi Depag,
(Menteri umpamanya membuat kebijakan bersama menteri terkait seperti Bapenas, Mendiknas,
Menpan, Menristek, Menkeu tentang pendanaan, sistem pendidikan, pengangkatan
dosen dan staf, jenis dan bidang ilmu yang diperlukan kini dan 50 tahun ke
depan. Demikian juga pada tingkat Dirjen Bimbaga bekerjasama dengan Dirjen
Dikti dan Dirjen Anggaran menindaklanjuti kesepakatan masing-masing menterinya.
Hasil yang sama dilakukan oleh Rektor IAIN atau Ketua STAIN bersama Gubernur, Rektor UI atau Gama atau Unpad sesuai dengan PTN
terbesar masing-masing wilayahnya bekerjasama mengerahkan SDM atau prasarana
yang untuk sementara komplemen antar prasarana yang dimiliki), keterampilan
apa yang harus ada pada tiap tingkat organisasi Depag, bagaimana
cara mencapai missi yang telah ditentukan pada tiap tingkat organisasi
Depag. Bagaimana keterkaitan antara pekerjaan organisasi di atas dengan
organisasi di bawahnya.
Kaufman (1972:) mendeskripsikan
setiap fungsi misi, analisis fungsi, hubungan identifikasi antar unit kerja
secara vertikal dalam bentuk gambar dan blok-blok sebagaimana tertera dalam
gambar di bawah ini.
0,0 Mission Objective and
Performance Requirement
- - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Top Level 1,0 2,0 3,0 (Mission
Profile)
Analysis
- - - - - -- - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - First
Level 1,1 1,2 1,3 Analysis
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - -
- - - - -
Second Level
1,1,1 1,1,2 Analysis
- - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - -
Gambar 2. Perluasan hipotesis
Deskripsi fungsi misi, analisis
fungsi, hubungan identifikasi antar unit kerja sebagaimana diungkapkan di atas,
manakala diterapkan pada misi guru dalam mengajar di kelas, hal tersebut dapat
diurai sebagai berikut. Bila 0,0 kita
isi dengan siswa jujur, sebagai produk akhir hasil pembelajaran (atau
bagian dari produk akhir, atau gambaran tujuan misi yang paling kecil, atau
gambaran suatu karakter siswa), maka 1,0 diisi dengan bentuk keterampilan dari karakter jujur
umpamanya menjaga amanat (bentuk perilakunya: memberikan uang SPP dari orangtuanya kepada petugas sekolah. Sedangkan 2,0 diisi dengan yang satu katagori
dengan 1,0 seperti berani menyatakan pendirian, yang bentuk perilakunya antara
lain tidak
nyontek saat ujian, dan 3,0 diisi dengan menyadari kelalian yang bentuk
perilakunya adalah mengakui kesalahan tidak menolong ibu-ibu yang ditipu preman pasar.
Pada tingkat analisis selanjutnya (1,1; 1,2;
dan 1,3) diurai lagi bentuk-bentuk keterampilan dari menjaga amanat (0,0) dalam
bentuk perilaku actual sebagaimana dicontohkan di atas yakni memberikan
uang SPP dari orangtuanya kepada petugas sekolah. Demikian seterusnya tiap tingkat analisis berarti menunjuk kepada
indicator karakter yang lebih rinci dari dari tingkat sebelumnya.
Peran Analisis Fungsi
Perlu ditegaskan bahwa analisis
fungsi sama sekali tidak dimaksudkan untuk mempersulit proses. Namun untuk 1) memfasilitasi
cara atau jalur-jalur pekerjaan serta memperlihatkan cara menyelesaikan sesuatu
yang harus terjadi. 2) menampilkan jalur komunikasi dengan yang lainnya. Satu
catatan yang tidak boleh dilupakan bahwa fungsi berarti sesuatu yang harus
dikerjakan atau hasil suatu kegiatan, (a function is something to be achieved or
done), bukan proses atau cara. Beberapa ketentuan yang dapat memelihara
alur komunikasi tersebut adalah sebagai berikut.
1.
bentuk kotak berupa persegi
atau empat persegi panjang;
2.
tiap kotak diisi kata kerja
3.
tiap kotak fungsi tersebut dihubungkan
secara konsisten. (lihat contoh di bawah)
4.
system penomoran memakai system
decimal (1,0; 2,0; 3,0; à1,1;
1,2; 1,3; à1,1,1; 1,1,2; 1,1,3; dst.nya)
5.
bila suatu kotak fungsi tidak
dapat dianalisis lagi jadi satu atau dua fungsi lainnya, jangan dibuatkan kotak
analsis lanjutannya.
Karena itu setiap tingkatan
analisis system pada dasarnya berhubungan dengan tingkatan analsis lainnya.
Proses analisis sistem berawal dari perkiraan kebutuhan yang menjadi pembeda
antara “apa yang ada” dengan identifikasi “apa yang diinginkan”. Setelah itu
menentukan dasar atau inti tujuan misi, sebagai jembatan yang menghubungkan
antara perkiraan kebutuhan dengan analisis misi. Dengan demikian analisis misi
mengidentifikasi tujuan misi, kinerja yang diperlukan (the performance
requirement) dan profil misi, serta tingkatan analisis yang saling berhubungan
dan konsisten secara internal antar logika bagian satu dengan yang lainnya.
Profil misi yang merupakan puncak analisis fungsi merupakan jembatan antara
analisis misi dengan analisis fungsi.
Kegiatan Analisis
Misi
Profil
Misi
Kegiatan
Analisis
Fungsi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar