PENDEKATAN SISTEM
DALAM PERENCANAAN
Perspektif sistem memberikan pandangan
penting bagi cara kerja perencanaan dalam suatu organisasi, khususnya
organisasi pendidikan. Memandang sesuatu dan bertindak atas dasar system
memungkin
Dalam kaitan ini Kaufman[1]
menegaskan bahwa model dari proses manajemen pendidikan adalah sebagai proses
mengidentifikasi kebutuhan, menseleksi masalah, mengidentifikasi persyaratan
bagi pemecah an masalah, menentukan pilihan dari beberapa alternative solusi,
memilih dan menerapkan metode dan alat-alat, mengevaluasi kesimpulan, dan
kemudian memperbaiki sebagian atau seluruh sistem yang dibuat sehingga
kebutuhanpun dapat dibatasi.
Karena itu untuk mengefisienkan dan
mengeffektifkan cara kerja perencanaaan diperlukan pemahaman seluk beluk sistem.
System digunakan sebagai proses pemecahan masalah secara logis, yang
dilaksanakan dalam rangka mengidentifikasi dan memecahkan masalah penting dalam
kegiatan pendidikan. Dengan demikian, pendekatan system pada dasarnya merupakan alat dan cara
berpikir. Sebagai alat, system merupakan proses pencapaian tujuan pendidikan
secara efisien dan effektif, sementara sebagai cara berpikir, system menekankan
identifikasi dan memcahkan kembali permasalahan. Karena itulah pendekatan
system merupakan tehnik memecahkan masalah secara logis yang semakin dikenal
dan berguna. Namun demikian, baik buruknya hasil suatu kegiatan memakai
pendekatan system, bukanlah lantaran system itu sendiri, tetapi tergantung
kepada dua hal.
1. Validitas data yang digunakan untuk
mengidentifikasi dan memecahkan masalah pendidikan, dan
2. tingkat objektifitas orang pengguna system
dan alat-alatnya yang terkait dalam perencanaan.
Definisi
Sistem
System is a pattern or network of
interrelated and interacting variable….
but system is more than the sum of its parts; it must be a whole” [2].
Oxford English Dictionary mendefinisikan system sebagai “a set
of things connected, or interdependent, so as to form a complex unity, a whole
composed of parts in orderly arrangement according to some scheme or plan” [3].
Dapat dikatakaan bahwa sistem adalah kumpulan unsur yang saling berhubungan dan
saling tergantung dalam suatu rangkaian kegiatan proses sehingga tidak dapat
dilihat sebagai bagian-bagiannya tetapi harus dilihat sebagai suatu kesatuan,
untuk menghasilkan suatu produk tertentu.
Terdapat
dua karakter utama system yakni differensiasi (contoh dalam diri manusia seperti kepala,
jantung, kaki, tangan, dst.nya, ini dapat dikatakan sebagai subsistem) dan Integrasi (dalam kaitan ini seperti
tubuh secara keseluruhan sebagai system) kemudian di atas itu ada manusia sebagai suatu species, yang dapat
dikatagorisasikan sebagai suprasistem.
Suatu kesatuan dapat disebut system dan
juga subsistem. Disebut system bila dilihat dari kesatuan tersebut, namun
manakala kesatuan tersebut merupakan bagian dari yang lebih luas, maka posisi
kesatuan tersebut sebagai subsistem. Hanya alam semesta raya saja, sebagai
kesatuan system yang tidak jadi subsistem, sebagaimana dikatakan Koontz bahwa “with
the exception of the entire universe, all system are subsystems”[4].
Pendekatan
Sistem
John McManama memperjelas pendekatan system
sebagai suatu strategi yang menggunakan
analisis, disain (rancangan), dan manajemen untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan secara efisien dan efektif[5].
Analisis
Sistem adalah suatu
penetapan (determination) secara selektif tentang apa yang perlu dilakukan agar
supaya tujuan yang telah ditentukan tercapai. Apa yang perlu dilakukan
atau disebut deskripsi operasional tersebut meliputi kegiatan pelaksanaan
program, identifikasi tujuan, deskripsi situasi saat kegiatan berjalan, dan
informasi yang diperlukan saat setiap kegiatan operasional.
Dalam analisis
system seorang analis harus melukiskan secara jelas dan terperinci kondisi
dan faktor utama yang berpengaruh dalam operasi system dan keluarannya. Alat dalam analisis system pendidikan
meliputi analisis missi, analisis fungsi, analisis tugas, dan analisis metode
dan alat[6].
Dalam pada itu Ryans (1968:21) memerinci liputan analisis system kepada
kegiatan mengidentifikasi
(1) tujuan sistem,
(2) input yang mempengaruhi operasional,
(3) elemen atau komponen pokok system,
(4) model interaksi antar elemen system,
(5) cara transformasi informasi dalam
operasio nal sistem,
(6) kegiatan membuat keputusan berdasarkan
masukan informasi,
(7) pelaksanaan pengawasan, dan
(8) produk akhir sistem dan hubungannya
dengan tujuan sistem[7].
Contoh analisis
sistem dalam kegiatan manajemen pendidikan dapat diungkapkan sebagai
berikut.
Katagori
Contoh Kegiatan Analisis
1. Aktivitas merancang hasil ideal
mengumpulkan
tim ahli
brain
storming
membuat
rancangan
menentukan
kriteria subjek
menunjuk
subjek plaksana
sosialisasi
fix plan
break
ices
membuat
system
melembagakan
sistem dst
2. Pelaku
Aktivitas Rektor
Pembantu
Rektor
Dekan
Pembantu
Dekan
Ketua
Jurusan
Ketua
Program Studi
Dosen
senior
Pejabat
struktural
Unit
Kegiatn Mahasiswa
Ahli
komputer
Ahli
keuangan
Ahli
ketatausahaan
dst.nya
3. Informasi Status
subjek pelaksana
waktu, awal s/d dead line
tempat, dmana bgaimana
dana, berapa dari mana
personal, jmlah dan sifat
keadaan peralatan
sistim dan prosedur
tugas pokok dan fungsi
dst.nya
4. Situasi Kondisi keamanan
transportasi
komunikasi
tingkat kerahasiaan
pengumpulan
data
pengolahan data
pengarsipan
dst.nya
Hasil analisis demikian
menentukan langkah selanjutnya yakni verifikasi kegiatan yang didahulukan dan
dikemudiankan. Demikian juga penentuan elemen atau komponen yang akan
diperbaiki atau system yang akan dirancang atau dibangun pada tahap
selanjutnya.
Disain atau Rancangan Sistem, adalah
suatu penyajian konseptual (conceptual representation) yang memberi
kejelasan tentang bagaimana tujuan itu akan dicapai dengan menggunakan
alternative yang paling efisien. Bentuknya berupa penciptaan system yang baru
atau perbaikan system yang telah ada. Tujuannya adalah peningkatan fungsi
operasi sistem disamping peningkatan kualitas dan kuantitas output.
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.
(1) mempelajari system yang sudah ada,
sejauhmana masih sesuai atau perlu perbaikan bagi pencapaian tujuan;
(2) merancang struktur baru
atau perbaikan dari yang sudah ada;
(3) mentest atau mencoba
struktur baru atau struktur hasil perbaikan dalam bentuk model atau prototipe;
dan
(4) menciptakan situasi dan
kondisi lingkungan sehingga sistem dapat dijalankan. Setelah hal ini selesai
maka giliran pelaksanaan disain tersebut dalam bentuk meminij sistem.
Manajemen
Sistem adalah suatu prosedur yang memonitor
kegiatan-kegiatan sustu sistem untuk memberikan penilaian perkembangan (kegiatan)
dengaan teliti berdasarkan kriteria yang
Dalam kaitan dengan pengertian ini yang penting
diingat adalah bahwa system merupakan struktur konseptual yang terdiri dari
fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu unit organik
untuk mencapai keluaran yang diinginkan secara efektif dan efisien.
Keuntungan
Memakai Pendekatan Sistem
Berdasarkan analisis, disain, dan manajemen
system demikian, beberapa keuntungan pegorganisasian dalam perencanaan dan
pelaksanaan pendidikan dapat diraih. Keuntungan
tersebut adalah sebagai berikut.
(1) Misi, sasaran, dan tujuan dapat dijabarkan
lebih luas;
(2) Setiap program selalu dikaitkan dengan
sasaran dan tujuan;
(3) Orientasi kegiatan selalu diorientasikan
kepada hasil akhir;
(4) Perencanaan dipandang sebagai bagian dari
keseluruhan kegiatan pendidikan;
(5) SDM dan SDdana digunakan lebih efektif
sesuai alokasi kontribusinya pada pencapaian tujuan;
(6) Informasi untuk perencanaan dan pengambil an
keputusan dapat dirancang dan dikelola secara terpadu, sehingga sasaran serta
cara-cara pencapaiannya dapat lebih efektif dan efisien;
(7) Semua upaya diarahkan pada sasaran, sehing
ga pemborosan dapat ditekan seminimal mungkin.
(8) Administrator dapat dinilai lebih objektif
lantaran sasaran pekerjaan lebih jelas;
(9) Administrator dapat mengembangkan
kreativitas dalam batas-batas kewenangan yang telah ditetapkan, sepanjang
mereka tetap berorientasi pada tujuan akhir.
(10)Pertanggungan
jawan dapat dirumuskan secara lebih jelas dan opersional.
(11)Umpan
balik dapat diperoleh pada semua tingkat otoritas dalam organisasi pendidikan,
sehingga penyimpangan dalam yusaha pencapaian tujuan dapat cepat
diidentifikasi;
(12)Komunikasi
antar komponen dapat dibina dengan lebih baik sehingga kesalahpahaman dapat
dikurangi;
(13)Pendelegasian
wewenang dan tanggung jawab dapat dilaksanakan secara lebih baik.
Karakteristik Sistem
Dilihat dari jenisnya, sistem dapat dibagi
pada dua jenis yakni sistem terbuka dan sistem tertutup. Masing-masing memiliki
karakristik sendiri. Dalam kaitan ini tidak ada yang satu lebih baik dari yang
lain, namun keadaan dan sifat kerja dan jenis tujuan yang menentukan apakah
suatu system hatus tertutup atau harus terbuka. Suatu kegiatan yang seharusnya
memakai system terbuka namun kemudian dilaksanakan dengan system tertutup, maka
hal itu berarti bunuh diri organisasi Hal demikian berlaku juga bagi sebaliknya,
yakni bila seharusnya system tertutup malah dilakukan dengan memakai
pendekatanm sistem terbuka.
Karakteristik
Sistem Terbuka[8].
1. Peka lingkungan dalam pengertian saling
pengaruh dengan lingkungannya, dengan demikian bersifat sinergis, saling mempengaruhi dan merubah informasi,
energi, atau barng-barang dengan lingkungannya. (exchanges information, energy,
or material with its environment).
2. Feedback, yakni dalam system dikenal kegiatan perbaikan
terus menerus berdasar hasil balikan dari seluruh rangkaian kegiatan sistem.
Dengan demikian hasil kerja sistem dapat mengoreksi sistem tersebut sehingga
semakin lama semakin menuju kea rah yang lebih baik. Dalam dirinya sendiri sistem
memiliki kekuatan korektif atau malah self korektif.
3. Cyclical, hal ini sebagai kelanjutan dari kegiatan
korektif. Sistem bersifat mengulangi kegiatan sebelumnya atau repetitive.
4. Creative, pendektan system bersifat kreatif menuju
pada pencapaian tujuan, sedangkan metode untuk mencapainya dipikirkana kemudian
sebagai langkah lanjutan. (the system approach must be creative one that
focuses on goal first and methods second). Mengapa harus kreatif? Sebab masalah
yang dihadapi sangat kompleks tidak terstruktur, karena itu tidak ada formulasi
respons tepat yang sangat
5. Negontropy. Sistem yang terbuka memiliki keku atan
penghalang dari kehancuran atau kemusnah an, manakala dipenuhi karakter dua di
atas yakni kreatif dan repetitive. Dengan dua karakjter tersebut akan terjadi
pertahanan dari dalam diri system (self defence).
6. Steady
state, yakni kemapanan,
keajegan, keseimbangan internal saat
terjadi dinamika input-output. Hal ini lantaran antar bagian system
merupakan satu kesatuan yang saling mempengaruhi
7. Growth
and expancy, yakni tumbuh
dan semakin meluas, sebagai akibat lanjutan (nurturant effect) dari karakter sistem yang kreatif dan
negontrophic.
8. Balance between
maintenance (beli, pelihara, rekrutmen dst.nya untuk bertahan hidup) and
adaptive activities (perencanaan dan
pengem bangan, yang menghitung realitas lapangan secara jeli dan teliti supaya
system tetap bertahan hidup).
9. Equifinality.
Dalam pendekatan system,
terdapat kesamaan nilai dari ujung proses suatu kegiatan. Input dapat memiliki keragaman kualitas, namun karena diproses dengan
perlakuan dan persyaratan yang sama, maka jenis dan kualitas outputpun,
relative dalam level kualitas yang sama. (indicate to dynamic homeostatis, or
the steady state).
Sistem
Tertutup (Close System)
Sistem ini menggambarkan keadaan yang
sama sekali tidak berhubungan dengan sistem yang lain. Selain itu dia memiliki
batasan yang jelas yang terpisah dari lingkungan tempat system berada (it does
not have such interactions with environment). Contohnya adalah mesin mobil.
Namun demikian dalam jangka waktu lama dan berkelanjutan, sesungguhnya system
yang tertutup seperti mesin-pun tetap dipengaruhi oleh keadaan lingkungan nya.
Foto Copy Figure 1.1.
Murdick, Robert, p.11; figure 1.2 p.15
and figure 1.3, p.16.
Foto Copy Figure 1.2 System
Approach to Management (Koontz, p.19)
Kepentingan Pendekatan Sistem
Dengan melihat berbagai karakteristik sistem,
baik yang terbuka maupun yang tertutup, kita dapat melihat beberapa keuntungan
membuat perencanaan dengan pendekatan system sebagai berikut.
(1) pendekatan sistem mengkonseptualisasi
organisasi sebagai satu kesatuan, tidak terpisah-pisah, dan karenanya tidak dilihat
dari bagian-bagiannya, maka
(2) setiap bagian atau anggota bersikap
sebagai suatu kesatuan;
(3)terampil mengidentifikasi dan memahami
lingkungan; kemudian diidentifikasi keterkaitannya kepada sistem yang dikelola;
(4) memahami pentingnya stabilitas dan atau
perubahan dari organisasinya;
(5) merekayasa alternatif masukan dan
proses kegiatan.
Harvey,
LJ dalam bukunya
Management By Objectives in Higher Education : A Guide to Implementa tion
menegaskan bahwa kepentingan pendekatan
sistem dalam membuat perencanaan dalam pendidikan adalah sebagai berikut[9].
(1) Lembaga-lembaga pendidikan telah semakin
kompleks dan semakin sulit untuk dikelola dengan cara-cara tradisional yang
kurang berorientasi pada tujuan, untuk menyelesaikan tugas-tugas sesuai dengan
tuntutan perkem bangan pendidikan.
(2) Perubahan semakin cepat sementara seorang
administrator tidak mungkin menangani segala bidang. Karena itu perlu
pendekatan baru.
(3) Kebanyakan perencana pendidikan bersifat
amatir. Mereka disiapkan untuk jadi guru atau petugas pendidikan lainnya. Dalam
keadaan demikian pendekatan system sangat diperlukan.
(4) Diperlukan penggunaan dana yang efisien dan
efektif dalam menanggulangi kesalahan perencanaan dan pengelolaan pendidikan.
Karena itu pendekatan system sangat diperlukan.
(5) Kepercayaan masyarakat terhadap organisasi
pendidikan perlu ditingkatkan, melalui efisiensi dan efekyivitas kerja system
pendidikan yang terencana.
Dengan melihat berbagai karakter system
juga, kita dapat membuat catatan lain yakni bahwa bahwa system bukan
segala-galanya. Keterkaitan dan ketergantungan antar unsure adalah satu hal,
tapi keinginan perubahan yang drastis untuk membuat loncatan-loncatan baru
adalah hal lain yang justru akan merubah konstruk dan konsep suatu organisasi
yang sudah disistemkan.
Sejalan dengan keterangan tentang
sistem tersebut serta menyadari liputan
kerja dalam kegiatan perencanaan yang cukup luas, maka pekerjaan perencanaan dengan pendekatan
sistem akan jadi terdukung untuk menurunkan rincian kegiatan lainnya. Bentuk
kegiatannya berawal dari mengidentifikasi kebutuhan, menyeleksi permasalah an,
mengidentifikasi barang/ bahan/syarat pemecah an masalah, menginventarisasi berbagai
kemungkin an pemecahan masalah, cara-cara melaksanakan kegiatan, menilai hasil
kegiatan rancangan secara terus menerus, dan kesiapan untuk terus merevisi kebijakan
yang salah, sehingga hasil akhir betul-betul dapat meminimalisasi kerugian yang
mungkin ditimbulkan[10].
Tentu saja faktor waktu harus
betul-betul dipertimbangkan. Jangan sampai terjadi, saking hati-hatinya
mengidentifikasi, menyeleksi, merevisi, dan menilai hasil sementara, lantas
keputusan atau kebijakan membuat perencanaan malah tidak pernah selesai.
Dalam dunia pendidikan Islam,
pendekatan sistem dalam perencanaan ini
berarti proses kegiat an memecahkan
permasalahan pendidikan ummat secara rational logis, dengan mengidentifikasi
dan memecahkan kembali permasalahan penting pendidikan. Semuanya diorientasikan
pada sasaran atau tujuan yang akan dijangkau. Intinya terletak pada bagaimana
membuat cara /alat/konsep berpikir yang mampu memecahkan masalah pendidikan
ummat Islam secara sistimatik dan objektif. Segera harus diberi catatan, bahwa
cara/alat/ konsep berpikir tersebut akan sangat bervariasi, terkait dengan
tingkat jangkauan pekerjaannya. Jangkauan dalam bentuk sasaran kegiatan (purpose) berbeda dengan jangkauan
tujuan akhir kegiatan (objective) dan tentu berbeda pula
dengan tujuan komprehensif kegiatan yang dicapai melalui perencanaan strategi[11].
[1] Kaufman, ibid, hal. 2.
[2] Stevens, Edward, (1974) The
Moral Games,
[3] Koontz, Harold at all (1984), Management,
[4] Ibid, p.15.
[5] Diknas, perencanaan
Pendidikan, op cit, hal.20
[6] Kaufman, Roger A,
Educational System Planning,
[7] Diknas, hal. 22-23.
[8] Lihat Stephen P. Robbin, (1994) Teori Organisasi
(terj. Jusuf Udaya),
[9] Depdiknas, op cit, hal.21.
[10] Kaufman, ibid, hal.2
[11] Purpose is a basic function
or task which is assigned to them by society (fungsi atau tugas pokok yang
diharapkan masyarakat), sedangkan objectives or goals are the end toward which
activity is aimed. (tujuan akhir kegiatan). Dalam pada itu strategies is a
general program of action to attain comprehensive objectives (program umum
suatu kegiatan untuk mencapai tujuan yang komprehensif) Lihat Koontz, p. ..
Tidak ada komentar:
Posting Komentar